Datenverarbeitung: Übersicht

Die nachfolgende Information beschreibt, wie wir Ihre personenbezogenen Daten innerhalb der Infinira Ventures GmbH verarbeiten.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Der Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach den datenschutzrechtlichen Bestimmungen ist die:

Infinira Ventures GmbH
Heinrich-Hertz-Allee 1
66386 St. Ingbert
Deutschland

Vertreten durch:
Klara Schneider

Telefon: +49 6894 388 1313
E-Mail: contact-us@infinira-ventures.eu

Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO, das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DS-GVO sowie ein Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 EU-DS-GVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei uns sowie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO i.V.m. § 19 BDSG).

Die zuständige Aufsichtsbehörde ist das

Unabhängige Datenschutzzentrum Saarland
Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Fritz-Dobisch-Straße 12
66111 Saarbrücken
Tel.: +49 681 94781-0
poststelle@datenschutz.saarland.de

Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, für die Begründung, Durchführung und Beendigung der Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den betreffenden Vertrag mit Ihnen durchzuführen.

Inhaltsverzeichnis

• Datenverarbeitung: Übersicht
• Datenverarbeitung: Website
• Datenverarbeitung: Förderanträge und geförderte Projekte
• Datenverarbeitung: Kundenaufträge im Bereich Projektmanagement und Projektkommunikation
• Datenverarbeitung: Öffentlichkeitsarbeit
• Videoüberwachung am Standort St. Ingbert

Datenverarbeitung: Website

Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

Dies stellt ein berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 (1) (f) DS-GVO dar.

Datenverarbeitung: Förderanträge und geförderte Projekte

Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten (Art. 4 Nr. 2 DS-GVO), die wir von Ihnen im Rahmen Ihres Förderantrags oder Förderprojekts erhalten, wobei der tatsächliche Umfang der Datenarten je nach Förderprogramm variiert. Relevante personenbezogene Daten sind:

• Angaben zu den Fördermittelwerbern/Fördermittelnehmern: Vorname, Nachname, Akademischer Grad, Titel, Anrede, Geburtsort, Organisation/Institution Position, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Handynummer, Staatsangehörigkeit, Geschlecht, Teilnahmelisten, Urheberrecht, Geistiges Eigentum, Lebenslauf, Kurzbiografie, Gehalts/Gehaltsgruppen, Fotografien, Ton- und Videoaufnahmen
• Angaben zur Institution der antragstellenden Person: Bezeichnung, Rechtsform, Adress- und Kontaktdaten, Kontaktperson, Bankverbindung,
• Angaben zu Projektpartnern des Fördermittelwerbers/Fördermittelnehmers,
• Angaben zur Ausbildung und wissenschaftlichen Karriere im Rahmen eines Kurzlebenslaufs, ggf. Publikationen, Patente, Hauptforschungsbereiche, absolvierte Ausbildung,
• Fotografien sowie Ton- und Videoaufnahmen auf denen im Projekt beteiligte natürliche Personen identifizierbar sein können,
• Angaben zu Reise- und Vortragstätigkeiten im Rahmen des geförderten Projekts.

Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Der Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Erbringung unserer vertraglich vereinbarten Aktivitäten in den Bereichen Antragsunterstützung- und Beratung, Projektmanagement, Projektkommunikation und Projektverwertung im Rahmen öffentlich geförderter Forschungs-, Entwicklungs- und Innovationsprojekte.

Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. B DS-GVO)

Sofern die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zwecke der Bearbeitung Ihrer Anfrage oder die Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen erfolgt, ist die Rechtsmäßigkeit dieser Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. B DS-GVO.

Zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt (Art. 6 Abs. 1 lit. E DS-GVO)

Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Wahrnehmung einer unserer vertraglich verpflichtenden Aufgaben erfolgt, die im öffentlichen Interesse liegen und uns durch eine öffentliche Gewalt übertragen wurden (bspw.: Außendarstellung des geförderten Projekts nach Maßgabe der durch die öffentlichen Fördereinrichtungen vorgeschriebenen Grundsätze, z.B. H2020 Programme, General Model Grant Agreement Art. 38), ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. E DS GVO.

Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb der Infinira Ventures GmbH erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten brauchen (z. B.: Projekt-Manager des Projekts, Finanzabteilung zur Abwicklung von Zahlungen). Daneben bedienen wir uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil unterschiedlicher Dienstleister.

Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger außerhalb der Infinira Ventures GmbH übermitteln, soweit dies zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dies können z. B. sein:

• Kreditinstitut (SEPA-Zahlungsträger),
• Finanzbehörden, Gerichte,
• die jeweilige Fördereinrichtung zur Prüfung des Förderantrags und Abwicklung des Förderprojekts,
• andere (potentielle) Projektpartner zur Erstellung des Förderantrags und Abwicklung des geförderten Projekts,
• externe Auditoren, sofern durch die entsprechende Fördereinrichtung Projekt-Audits vorgeschrieben werden.

Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Die personenbezogenen Daten werden im Fall einer positiven Entscheidung über den betreuten Förderantrag

• während der Dauer der Vertragsverhandlungen mit der Fördereinrichtung
• sowie im Rahmen der Projektlaufzeit gespeichert.

Darüber hinaus werden die personenbezogenen Daten gemäß der vertraglich vereinbarten Aufbewahrungsfrist der jeweiligen Fördereinrichtung gespeichert. Diese Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel fünf Jahre nach Erhalt der Abschlusszahlung des Projekts.

Im Fall der Zurücknahme oder Nichtweiterverfolgung eines Antrags oder Angebots sowie im Fall einer negativen Entscheidung über den Antrag seitens der Fördereinrichtung, werden die personenbezogenen Daten 12 Monate ab dem letzten Kontakt, zur Realisierung eventueller Folgeanträge gespeichert.

Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) findet grundsätzlich nur statt, wenn dies zur Wahrnehmung einer unserer vertraglich verpflichtenden Aufgaben erfolgt, die im öffentlichen Interesse liegen und uns durch eine öffentliche Gewalt übertragen wurden (bspw.: Außendarstellung des geförderten Projekts nach Maßgabe der durch die öffentlichen Fördereinrichtungen vorgeschriebenen Grundsätze, z.B. H2020 Programme, General Model Grant Agreement Art. 38 oder bei der Beteiligung der Partner aus Nicht-EU-Ländern in den Projekten).

In diesem Fall können Ihre personenbezogenen Daten in andere Länder als das Land, in dem sie ursprünglich erhoben wurden, übertragen und dort gespeichert werden. Dies umfasst die Vereinigten Staaten, Kanada sowie andere Länder außerhalb des EWR. In diesen sogenannten Drittländern gelten möglicherweise andere Datenschutzbestimmungen, als in dem Land, in dem Ihre Daten erhoben wurden. Sofern Ihre Daten in diese Länder übermittelt werden, verpflichten wir uns, den angemessenen Schutz Ihrer Daten zu gewährleisten, indem die Verarbeitung Ihrer Daten gemäß dieser Datenschutzerklärung erfolgt und die geltenden gesetzlichen Bestimmungen, die einen angemessenen Schutz für die Übertragung personenbezogener Daten in Länder außerhalb des EWR bieten, befolgt werden. Die Übermittlung Ihrer Daten erfolgt nicht wiederholt, massenhaft oder strukturell und innerhalb der durch die Finanzhilfevereinbarung, den Konsortialvertrag oder einer Auftragsdatenvereinbarung festgelegten Grenzen.

Ihre personenbezogenen Daten werden nur in Drittländer übermittelt, nachdem geprüft wurde, ob Folgendes vorliegt:

• Wenn die Europäische Kommission beschlossen hat, das Land, in das die personenbezogenen Daten übertragen werden, ein angemessenes Schutzniveau bietet (Art. 45 (1) DSGVO); oder
• Geeignete Garantien hinsichtlich des Transfers gemäß Art. 46 DSGVO vorliegen wie z.B. EU-Standarddatenschutzklauseln mit dem Empfänger der personenbezogenen Daten (Daten-Importeur) abgeschlossen wurden.
• oder eine der Ausnahmemöglichkeiten nach Art. 49 DS-GVO einschlägig ist.

Ihnen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob und welche Ihrer personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang können Sie verlangen, über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.

Datenverarbeitung: Kundenaufträge im Bereich Projektmanagement und Projektkommunikation

Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten (Art. 4 Nr. 2 DS-GVO), die wir von Ihnen im Rahmen unserer Projektmanagement- und Kommunikationsdienstleistungen oder im Austausch mit Projektpartnern (Projektkonsortium) erhalten, wobei der tatsächliche Umfang der Datenarten je nach Umfang der Beauftragung variiert. Relevante personenbezogene Daten sind:

• Organisation/Institution,
• Vorname, Nachname,
• Geschlecht,
• Urheberrecht,
• Kurzbiografie,
• Telefon- und Faxnummer,
• Anschrift,
• E-Mail-Adresse,
• Fotografien sowie Ton- und Videoaufnahmen auf denen einzelne Personen identifizierbar sein können,
• Personenstammdaten, Teilnehmerlisten,
• Vertragsabrechnungs- und Zahlungsdaten (Kontoauszüge, Arbeitszeiterfassung),
• Antworten aus thematischen Fragebögen, z.B. Teilnahme & Feedback zu Meetings, Erfahrung mit Open Access, Essenswünsche.

Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Der Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Erbringung unserer Dienstleistungen in den Bereichen Beratung, Projektmanagement, Projektkommunikation und Projektverwertung.

Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. B DS-GVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zum Zwecke der Bearbeitung einer Anfrage und Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. B DS-GVO.

Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb der Infinira Ventures GmbH erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten brauchen (z.B.: Projekt-Manager des Projekts, Finanzabteilung zur Abwicklung von Zahlungen). Daneben bedienen wir uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil unterschiedlicher Dienstleister.

Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger außerhalb der Infinira Ventures GmbH übermitteln, soweit dies zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dies können z. B. sein:

• Kreditinstitut (SEPA-Zahlungsträger),
• Finanzbehörden, Gerichte,
• Dienstleister zum Versand von Newslettern.

Sofern wir unsere Dienstleistungen als Unterauftragnehmer in einem öffentlich geförderten Projekt oder Förderantrag erbringen, werden Ihre Daten, falls vertraglich vorgeschrieben, an folgende Stellen übermittelt:

• die jeweilige Fördereinrichtung zur Prüfung des Förderantrags und Abwicklung des Förderprojekts,
• andere (potentielle) Projektpartner zur Erstellung des Förderantrags und Abwicklung des geförderten Projekts,
• externe Auditoren, sofern durch die entsprechende Fördereinrichtung Projekt-Audits vorgeschrieben werden.

Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Soweit für die zuvor genannten Zwecke erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer der Anbahnung und der Abwicklung des Vertrages.

Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Nachweispflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre. Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können. Zudem unterliegen wir den Aufbewahrungsfristen der jeweiligen öffentlichen Fördereinrichtungen, sofern wir unsere Dienstleistungen als Unterauftragnehmer in einem öffentlich geförderten Projekt erbringen. Diese Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel fünf Jahre nach Erhalt der Abschlusszahlung des Projekts.

Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Grundsätzlich findet keine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) statt.

Datenverarbeitung: Öffentlichkeitsarbeit

Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten (Art. 4 Nr. 2 DS-GVO), die wir von Ihnen direkt, durch Networking-Aktivitäten, den Austausch mit Projektpartnern (Projektkonsortium) oder Recherche in öffentlich zugänglichen Quellen Rahmen erhalten. Relevante personenbezogene Daten sind:

• Organisation/Institution,
• Vor-und Nachname,
• Geschlecht,
• Telefonnummer,
• E-Mail-Adresse.

Der tatsächliche Umfang der Datenarten variiert je nach Art und Umfang der Networking-/Kommunikationsaktivität.

Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Ihre personenbezogenen Daten werden zur Versendung von allgemeinen Mitteilungen und Informationen über Aktivitäten im Bereich der europäischen Forschungs- und Innovationsförderprogramme und sonstigen Angeboten im Bereich Wissenschaft, Forschung und Innovation, die für Sie interessant sein könnten, verwendet. Es handelt sich dabei um Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit. Dazu zählen auch informative Mailings im Rahmen der geförderten Projekte, zu denen wir durch eine öffentliche Institution verpflichtet sind. Ihr Vor- und Nachname sowie Ihr Geschlecht werden verarbeitet, um Sie im Rahmen von Newsletter-/informativen Mailings, die individuell auf eine bestimmte Empfängergruppe ausgerichtet sind, direkt anzusprechen.

Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. A DS-GVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. Newsletter-Versand) erteilt haben, ist die Rechtsmäßigkeit dieser Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. A DS-GVO auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind.

Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt (Art. 6 Abs. 1 lit. E DS-GVO)

Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Wahrnehmung einer unserer vertraglich verpflichtenden Aufgaben erfolgt, die im öffentlichen Interesse liegen und uns durch eine öffentliche Gewalt übertragen wurden (bspw.: Außendarstellung des geförderten Projekts nach Maßgabe der durch die öffentlichen Fördereinrichtungen vorgeschriebenen Grundsätze, z.B. H2020 Programme, General Model Grant Agreement Art. 38), ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. E DS GVO gegeben.

Zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. F DS-GVO)

Sofern wir Sie im Rahmen unserer Öffentlichkeitsarbeit kontaktieren, um Ihnen allgemeine Mitteilungen und Informationen über Aktivitäten im Bereich der europäischen Forschungs- und Innovationsförderprogramme und sonstigen Angeboten im Bereich Wissenschaft, Forschung und Innovation, die für Sie interessant sein könnten, zu übermitteln und Sie keine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. A gegeben haben und wir nicht zur Wahrnehmung einer Aufgabe handeln, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlich Gewalt erfolgt, ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten das Vorliegen eines berechtigten Interesses nach Art 6 Abs. 1 lit. F DSGVO. Selbstverständlich haben Sie das Recht, uns jederzeit darüber in Kenntnis zu setzen, dass Sie diese Mailings zukünftig nicht mehr erhalten möchten (Widerrufsmöglichkeit).

Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb der Infinira Ventures GmbH erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Durchführung der Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit wie beispielsweise dem Erstellen und Versand von informativen Mailings benötigen.

Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre Stammdaten bei informativen Mailings, zu denen wir im Rahmen geförderter Projekte durch eine öffentliche Institution verpflichtet sind, für die Dauer der Projektlaufzeit sowie darüber hinaus gemäß der vertraglich vereinbarten Aufbewahrungsfristen der jeweiligen Fördereinrichtung. Diese Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel fünf Jahre nach Erhalt der Abschlusszahlung des Projekts.

Bei Maßnahmen der Direktwerbung speichern wir Ihre Daten fünf Jahre nach dem letzten Kontakt zu eigenen Marketingzwecken, zur Zusendung von Werbematerial über eigene Aktivitäten und Förderprogramme und zur Geschäftsanbahnung betreffend dieser Angebote, soweit sie nicht vorher der Verwendung Ihrer Daten zu diesem Zweck widersprechen. Ihre Daten werden daher nach Ablauf von fünf Jahren seit Ihrem letzten Kontakt zu uns oder früher im Fall eines Widerspruchs gelöscht.

Ihre E-Mail-Adresse wird für diese Zwecke gelöscht, sobald Sie die Erlaubnis zur Verwendung Ihrer Daten zur Zusendung von Mailings widerrufen haben.

Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) findet grundsätzlich nur statt, wenn dies zur Wahrnehmung einer unserer vertraglich verpflichtenden Aufgaben erfolgt, die im öffentlichen Interesse liegen und uns durch eine öffentliche Gewalt übertragen wurden (bspw.: Außendarstellung des geförderten Projekts nach Maßgabe der durch die öffentlichen Fördereinrichtungen vorgeschriebenen Grundsätze, z.B. H2020 Programme, General Model Grant Agreement Art. 38).

In diesem Fall können Ihre personenbezogenen Daten in andere Länder als das Land, in dem sie ursprünglich erhoben wurden, übertragen und dort gespeichert werden. Dies umfasst die Vereinigten Staaten, Kanada sowie andere Länder außerhalb des EWR. In diesen sogenannten Drittländern gelten möglicherweise andere Datenschutzbestimmungen, als in dem Land, in dem Ihre Daten erhoben wurden. Sofern Ihre Daten in diese Länder übermittelt werden, verpflichten wir uns, den angemessenen Schutz Ihrer Daten zu gewährleisten, indem die Verarbeitung Ihrer Daten gemäß dieser Datenschutzerklärung erfolgt und die geltenden gesetzlichen Bestimmungen, die einen angemessenen Schutz für die Übertragung personenbezogener Daten in Länder außerhalb des EWR bieten, befolgt werden.

Ihre personenbezogenen Daten werden nur in Drittländer übermittelt, nachdem geprüft wurde, ob Folgendes vorliegt:

• Wenn die Europäische Kommission beschlossen hat, das Land, in das die personenbezogenen Daten übertragen werden, ein angemessenes Schutzniveau bietet (Art. 45 (1) DSGVO); oder
• Der Empfänger der personenbezogenen Daten befindet sich in den USA und ist zertifiziert gemäß des US-EU Privacy Shield Framework (EU-US-Datenschutzschild); oder
• Wir haben geeignete Garantien hinsichtlich des Transfers vorgesehen gemäß Art. 46 DSGVO und es werden EU-Standarddatenschutzklauseln mit dem Empfänger der personenbezogenen Daten (Daten-Importeur) abgeschlossen. Ihnen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob und welche Ihrer personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang können Sie verlangen, über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.

Videoüberwachung am Standort St. Ingbert

Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Die Videoüberwachung am Standort St. Ingbert wird zur Steuerung der Zutrittskontrolle zum Gebäude durchgeführt.

Zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. F DS-GVO)

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Videoüberwachung ist Art. 6 Abs. 1 lit. F Datenschutz-Grundverordnung.
Die berechtigten Interessen zur Durchführung der Videoüberwachung sind der Schutz von Leib und Leben unserer Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeiter.

Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb der Infinira Ventures GmbH erhalten autorisierte Beschäftigte Ihre Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen im Rahmen der Zutrittskontrolle zu unserem Gebäude.

Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Es handelt sich um eine Liveübertragung. Es findet keine Aufzeichnung statt.

Data processing: Overview

In the following, we describe how we will treat your personal data within our company Infinira Ventures GmbH.

Who is responsible for the data processing and who is the contact person?

The party responsible for processing your personal data in accordance with the data protection regulations is:

Infinira Ventures GmbH
Heinrich-Hertz-Allee 1
66386 St. Ingbert
Germany

Represented by:
Klara Schneider
Telephone: +49 6894 388 1313
E-mail: contact-us@infinira-ventures.eu

Which data protection rights to I have?

Each individual has the right of access in accordance with Art. 15 GDPR, the right to rectification in accordance with Art. 16 GDPR, the right to erasure (right to be forgotten) in accordance with Art. 17 GDPR, the right to restriction of processing in accordance with Art. 18 GDPR, the right to data portability in accordance with Art. 20 GDPR as well as the right to object in accordance with Art. 21 GDPR. Limitations in accordance with §§ 34 and 35 of the German BDSG apply to the right to access and the right to erasure. In addition, individuals have a right to lodge complaints with us, or the competent data protection supervisory authority (Art. 77 GDPR in conjunction with § 19 BDSG).

The competent supervisory authority is

Unabhängige Datenschutzzentrum Saarland
Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Fritz-Dobisch-Straße 12
66111 Saarbrücken
Germany
Telephone: +49 681 94781-0
Poststelle@datenschutz.saarland.de

Am I obliged to provide my data?

Within the scope of our business relationship, you only have to provide those personal data that are required for establishing, implementing and closing the business relationship and for fulfilling the related contractual obligations or in the case that we are legally required to collect the data. Without those data, we will generally not be able to perform the contract concerned.

Table of Contents

• Data processing: Overview
• Data processing: Website
• Data processing: Grant applications and funded projects
• Data processing: Customer orders in the area of project management and project communication
• Data processing: Public relations
• Video surveillance at our premises in St. Ingbert

Data processing: Website

Server log files

The website operator automatically collects and stores information in so-called server log files which your browser automatically transmits to us. These include:

• Browser type und browser version
• Operating system used
• Referrer URL
• Host name of the accessing computer
• Time of the server request
• IP address

There will be no combination of these data with other data sources.

This constitutes a justified interest pursuant to Art. 6 (1) (f) GDPR.

Data processing: Grant applications and funded projects

Which sources and data are used?

We process personal data (Art. 4, no. 2 GDPR) that we receive from you within the scope of your grant application or funded project. The actual extent and the type of data may differ depending on the funding programme. Relevant personal data are:

• Data of funding applicants/funding recipients (beneficiaries): First name, last name, academic degree, title, place of birth, organisation/institution, position, address, e-mail address, telephone number, mobile number, nationality, sex, participant lists, copyright, Intellectual Property, CV, short biography, salary/salary group, photos, audio and video recordings,
• Data with regard to the institution of the person filing the grant application: name, legal form, address and contact data, contact person, bank details,
• Data with regard to project partners of the funding applicant/funding recipients (beneficiaries),
• Data with regard to the education and academic career by means of a short CV and, where appropriate, publications, patents, main research areas, completed education,
• Photos as well as audio and video recordings in which natural persons involved in the project may be identifiable,
• Data with regard to travel and lecture activities within the scope of the funded project.

Why do we process your data (purpose of processing) and what is the legal basis?

We process personal data in accordance with the provisions under the European General Data Protection Regulation (GDPR) and the German Federal Data Protection Act (Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)).

We process your personal data for the purpose of performing our activities relating to assistance and consultancy in the grant application writing process, project management, project communication and project exploitation within the scope of publicly funded research, development and innovation projects.

To meet contractual obligations (Art. 6, para. 1 letter B GDPR)

To the extent that your personal data is processed to handle your inquiry or to perform our contractual obligations, the lawfulness of such processing is based on Art. 6, para. 1, letter B GDPR.

To perform a task that is of public interest or is carried out in the exercise of official authority (Art. 6, para. 1, letter E GDPR)

To the extent that your personal data is processed to perform one of our tasks to which we are contractually obliged, which is of public interest and has been assigned to us by an official authority (e.g. public presentation of the funded project in accordance with the compulsory rules provided by the public funding bodies, e.g. H2020 programme, Art. 38 General Model Grant Agreement) the lawfulness of such processing is based on Art. 6, para. 1, letter E GDPR.

Who will receive my data?

Within the Infinira Ventures GmbH, your data will be transferred to those persons that need them to fulfill their contractual obligations (e.g. Project Manager of the project, financial department for the settlement of payments). In addition, we may involve other service providers to fulfil our contractual and legal obligations. Furthermore, we may transmit your personal data to other recipients outside the Infinira Ventures GmbH if this is required to fulfill our contractual and legal obligations. This includes but is not limited to:

• Financial institutions (SEPA payment media)
• Financial authorities, courts
• The respective funding body for the evaluation of the grant application and implementation of the funded project
• Other potential project partners to prepare the grant application and implement the funded project
• External auditors if project audits are required by the respective funding body.

How long will my data be stored?

In the event of a positive decision on the grant application that we were involved in, the personal data will be stored:

• for the duration of the grant agreement preparation with the funding body, as well as
• for the complete duration of the project

In addition, personal data will be stored in accordance with the retention period agreed upon contractually with the respective funding body. In general, this retention period is five years after receipt of the project’s final payment.

In the event of a withdrawal or the decision not to proceed with a grant application or an offer as well as in the event of a negative decision on the grant application on the part of the funding body, your personal data will be stored for twelve months after the last interaction for the purpose of realizing potential future proposals.

Will my data be transmitted to a third country or international organisation?

Your data will only be transmitted to third countries (countries outside the European Economic Area (EEA)) if this is done in order to perform one of our tasks to which we are contractually obliged, which is of public interest and has been assigned to us by an official authority (e.g. public presentation of the funded project in accordance with the compulsory rules provided by the public funding bodies, e.g. Horizon Europe programme, Art. 38 General Model Grant Agreement or if partners from non-EU countries are involved in the projects).

In this case, we may transfer to and store the information we collect about you in countries other than the country in which the information was originally collected, including the United States, Canada or other destinations outside the European Economic Area (“EEA”). Those countries may not have the same data protection laws as the country in which you provided the information. When we transfer your information to other countries, we will protect the information as described in this Privacy Policy and comply with applicable legal requirements providing adequate protection for the transfer of information to countries outside the EEA. The transmission of your data is not repeated, mass or structural and is carried out within the limits established by the Grant Agreement, by the Consortium Agreement or by a Data Processing Agreement.

If you are located in the EEA, your personal data is only transferred if:

• The country to which the personal data will be transferred has been granted a European Commission adequacy decision (Art. 45 (1) GDPR); or
• Appropriate safeguards in respect of the transfer according to Art. 46 GDPR exist and EU standard contractual clauses can be concluded with the recipient (data importer);
• derogations of Article 49 under Regulation 2016/679 apply.

You have the right to obtain confirmation as to whether or not which personal data concerning him or her is transferred to a third country or to an international organisation. In this context, you may request to be informed of the appropriate safeguards according to Art. 46 GDPR regarding the transfer.

Data processing: Customer orders in the area of project management and project communication

Which sources and data do we use?

We process personal data (Art. 4, no. 2 GDPR) that we receive from you directly or through the interaction with project partners (project consortium) within the scope of our project management and communication activities. The actual extent and the type of data may differ depending on the assignment. Relevant personal data are:

• Organisation/institution,
• First name, last name,
• Sex,
• Copyright,
• Short biography,
• Telephone and fax number,
• Address,
• E-mail address,
• Photos as well as audio and video recordings in which individual natural persons may be identifiable,
• Person master data, participant lists,
• Data with regard to contract billing and payments (bank statement, time keeping),
• Answers to thematic questionnaires, e.g. participation in & feedback to meetings, experience with Open Access, meal choices.

Why do we process your data (purpose of processing) and what is the legal basis?

We process personal data in accordance with the provisions under the European General Data Protection Regulation (GDPR) and the German Federal Data Protection Act (Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)).

We process your personal data for the purpose of performing our services in the area of consultancy, project management, project communication and project exploitation.

To meet contractual obligations (Art. 6, para. 1 letter B GDPR)

We process your personal data for the purpose of handling a proposal and to implement a contract with you pursuant to Art. 6, para. 1 letter B GDPR.

Who will receive my data?

Within the Infinira Ventures GmbH, your data will be transferred to those persons that need them to fulfill their contractual obligations (e.g. Project Manager of the project, financial department for the settlement of payments). In addition, we may involve other service providers to fulfil our contractual and legal obligations.

Furthermore, we may transmit your personal data to other recipients outside the Infinira Ventures GmbH if this is required to fulfill our contractual and legal obligations. This includes but is not limited to:

• Financial institutions (SEPA payment media)
• Financial authorities, courts
• Service providers to distribute newsletters.

To the extent that we perform our services as a subcontractor in a publicly funded project or grant application, your data will be transmitted to the following bodies if contractually required:

• The respective funding body for the evaluation of the grant application and the implementation of the funded project,
• Other (potential) project partners for the preparation of a proposal and the implementation of a funded project,
• External auditors if project audits are required by the respective funding body.

How long will my data be stored?

To the extent that this is required for the above-mentioned purposes, we will process and store your personal data for the duration of initiating and implementing the contract.

In addition, we are obliged to respect various obligations to retain information and furnish evidence in accordance with, among other things, the German Commercial Code (Handelsgesetzbuch (HGB)) and the German Tax Code (Abgabenordnung (AO)). According to these Codes, the periods for storage amount to a maximum of ten years. Finally, the period of storage is also subject to statutory periods of limitation which, for instance in accordance with §§ 195 et seq. of the German Civil Code (Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)), in general amount to three year but, in certain cases, can also amount to a maximum of thirty years. Furthermore, we are obliged to respect the retention periods of the respective public funding bodies if we perform our services as a subcontractor in a publicly funded project. In general, this retention period is five years after receipt of the project’s final payment.

Will my data be transmitted to a third country or international organisation?

In principle there is no transmission of your data to any third country (countries outside the European Economic Area (EEA)).

Data processing: Public relations

Which sources and data are used?

We process personal data (Art. 4, no. 2 GDPR) that we receive from you directly, through networking activities, the exchange of information with project partners (project consortium) or via a search in publicly available sources. Relevant personal data are:

• Organisation/institution,
• First name, last name,
• Sex,
• Telephone number,
• E-mail address.

The actual extent and the type of data may differ depending on the nature and extent of networking/communication activity in question.

Why do we process your data (purpose of processing) and what is the legal basis?

We process personal data in accordance with the provisions under the European General Data Protection Regulation (GDPR) and the German Federal Data Protection Act (Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)).

We process your personal data for the purpose of sending general messages and information about activities in the area of European research and innovation funding programmes as well as other activities in the area of science, research and innovation that might be of interest for you. These activities are considered external communication activities which include informative mailings within the scope of the funded projects to which we are obliged to by a public institution. Your first and last name as well as your sex will be processed to address you directly within the scope of newsletter/informative mailings which are individually produced for a certain group of recipients.

Based on your consent (Art. 6, para. 1, letter A GDPR)

To the extent that you provided your consent to the processing of your personal data for certain purposes (e.g. newsletter distribution), such processing is considered lawful pursuant to Art. 6, para. 1, letter A GDPR on the basis of your consent. A consent that has been given can be revoked at any time. This also applies to any revocation of consent that was given prior to the coming into force of the GDPR, i.e. prior to May 25, 2018.

Please note that any revocation is only applicable to the future use of your personal data. Processing of data that has been performed before your revocation is not affected.

To perform a task that is of public interest or is carried out in the exercise of official authority (Art. 6, para. 1, letter E GDPR)

To the extent that your personal data is processed to perform one of our tasks to which we are contractually obliged, which is of public interest and has been assigned to us by an official authority (e.g. public presentation of the funded project in accordance with the compulsory rules provided by the public funding authorities, e.g. H2020 programme, Art. 38 General Model Grant Agreement) the lawfulness of such processing is based on Art. 6, para. 1, letter E GDPR.

To protect our legitimate interest (Art. 6, para. 1, letter F GDPR

To the extent that we contact you within the scope of our external communication activities to provide to you general messages and information about activities in the area of European research and innovation funding programmes and other activities in the area of science, research and innovation that might be of interest for you, and you have not given your consent pursuant to Art. 6, para. 1, letter A GDPR and we do not act for the purpose of performing a task that is of public interest or is carried out in the exercise of an official authority, the processing of your data is legally based on the existence of a legitimate interest in accordance with Art. 6, para. 1, letter F GDPR. Of course, you have the right to inform us anytime that you do not wish to receive such mailings in the future (withdrawal option).

Who will receive my data?

Within the Infinira Ventures GmbH, your data will be transferred to those persons that need them to carry out their external communication activities as, for instance, the preparation and sending of informative mailings.

How long will my data be stored?

We store your master data for the purpose of informative mailings to which we are obliged by a public institution within the scope of the funded projects for the duration of the project and beyond pursuant to the contractually agreed retention periods of the respective funding body. In general, the retention period is five years after the receipt of the project’s final payment.

Within the scope of activities relating to direct marketing, we store your data for five years after the last interaction for our own marketing purposes, for the mailing of promotional material relating to own activities and funding programmes and for the purposes of initiating business relating to these offers unless you object to the use of your data for this purpose beforehand. Accordingly, your data will be erased after five years since your last interaction with us or earlier in case of an objection.

Your e-mail address will be erased for these purposes as soon as you have revoked your consent to the use of your data for the purpose of sending you mailings.

Will my data be transmitted to a third country or international organisation?

Your data will only be transmitted to third countries (countries outside the European Economic Area (EEA)) if this is done in order to perform one of our tasks to which we are contractually obliged, which is of public interest and has been assigned to us by an official authority (e.g. public presentation of the funded project in accordance with the compulsory rules provided by the public funding bodies, e.g. H2020 programme, Art. 38 General Model Grant Agreement).

In this case, we may transfer to and store the information we collect about you in countries other than the country in which the information was originally collected, including the United States, Canada or other destinations outside the European Economic Area (“EEA”). Those countries may not have the same data protection laws as the country in which you provided the information. When we transfer your information to other countries, we will protect the information as described in this Privacy Policy and comply with applicable legal requirements providing adequate protection for the transfer of information to countries outside the EEA.

If you are located in the EEA, we will only transfer your personal data if:

• The country to which the personal data will be transferred has been granted a European Commission adequacy decision (Art. 45 (1) GDPR); or
• The recipient of the personal data is located in the US and has certified to the US-EU Privacy Shield Framework; or
• We have put in place appropriate safeguards in respect of the transfer according to Art. 46 GDPR, we entered into EU standard contractual clauses with the recipient (data importer).

You have the right to obtain confirmation as to whether or not which personal data concerning him or her is transferred to a third country or to an international organisation. In this context, you may request to be informed of the appropriate safeguards according to Art. 46 GDPR regarding the transfer.

Video surveillance at our premises in St. Ingbert

Why do we process your data (purpose of processing) and what is the legal basis?

We process personal data in accordance with the provisions under the European General Data Protection Regulation (GDPR) and the German Federal Data Protection Act (Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)).

Video surveillance at our premises in St. Ingbert is used to control the access to the building.

To protect our legitimate interest (Art. 6, para. 1, letter F GDPR)

The basis for the processing of your personal data within the scope of the video surveillance is Art. 6, para. 1, letter F GDPR.

The legitimate interest for performing such video surveillance consists in the protection of life and limb of our customers, business partners and employees.

Who will receive my data?

Within the Infinira Ventures GmbH, authorized employees will receive your data to protect our legitimate interest within the scope of controlling access to our building.

How long will my data be stored?

The video surveillance is a live transmission. No recordings will be made.